Gestion des listes de tâches avec le module Roadmap

Le module Roadmap est un module complémentaire. Contactez-nous
pour l'activer sur votre application.

Le module Roadmap permet de détailler l’ensemble des étapes, ou « jalons », qui définissent les phases de vos projets. La planification de la réalisation se fait en affectant ensuite les actions aux étapes du projet. La visualisation des étapes et de leurs actions respectives s’appelle la feuille de route.

Vous devez tout d’abord activer le module Roadmap depuis l’onglet Configuration du projet.

Les étapes

Dans AtikTeam, une étape est définie par son nom, sa description et sa date limite prévue. Une fois les étapes créées, elles sont utilisables pour organiser le travail et jalonner les actions.

Créer une nouvelle étape, ou modifier les étapes existantes

La planification du projet, donc la création des étapes, nécessite un niveau de responsabilité élevé dans le projet concerné, par exemple le rôle de Chef de projet.

Vous pouvez créer ou modifier des étapes depuis l’onglet Roadmap.

À partir du menu présenté, vous pouvez modifier ou supprimer les étapes du projet, ainsi qu’en ajouter de nouvelles à l’aide d’un formulaire en cliquant sur le lien en bas Nouvelle étape.

Planification de la réalisation

Lorsque vous créez une nouvelle action, vous devez renseigner un certain nombre d’informations pour la spécifier. L’une de ces informations est « l’étape cible ». Vous pouvez choisir, à ce moment là, une étape parmi celles proposées dans la liste déroulante.

L’action est alors automatiquement ajoutée à la liste des actions planifiées pour l’étape sélectionnée.

Comprendre la feuille de route

Lorsque vous vous rendez sur l’onglet de projet Roadmap, vous voyez la liste des étapes à venir. À partir de cette page, vous pouvez voir la liste des actions réalisées et restantes pour chaque étape. Dans la colonne de droite, vous pouvez choisir la forme de la liste des actions pour en optimiser la lisibilité.

Détail d'une étape

En cliquant, depuis le module Roadmap, sur le nom d’une étape, vous accédez à une vue détaillée de cette étape. Un sélecteur à droite vous permet d’obtenir des statistiques sur l’avancement du travail selon différents critères.

Les actions dans le module Roadmap

Les actions sont des fragments de travail indivisibles, unitaires, du point de vue de la planification du projet. On les appelle également « missions », « tâches » ou « tickets ». Elles possèdent de nombreuses propriétés, et sont l’occasion d’une discussion sur les enjeux et la réalisation.

Création et modification des actions

Créer une nouvelle action

Pour créer une nouvelle action depuis l’interface web de AtikTeam, vous devez d’abord vous rendre dans un projet. Cette action fera alors partie de ce projet. Ensuite, cliquez sur l’onglet de projet Actions, puis sur le bouton Nouvelle action pour accéder au formulaire de création, que vous devez remplir comme suit.

  • le sujet est une description succincte de l’objet de l’action ;

  • la description est la problématique complète de l’action ;

  • un responsable peut être attribué à l’action. Ce dernier est alors en charge de vérifier l’avancement et le respect des échéances. Pour choisir un responsable, sélectionner son nom dans le champ Responsable ;

  • le statut indique à quelle étape de réalisation l’action se trouve. Pour une action nouvellement créée, il faut généralement choisir En cours ;

  • l’étape cible définit pour quelle étape du projet cette action est planifiée, cette information est ensuite utilisée dans la feuille de route ;

  • vous pouvez choisir une priorité ;

  • en cas de besoin, vous pouvez faire une planification fine de la réalisation en utilisant les champs Début, Date d’échéance, Temps estimé et % Réalisé. Ces réglages optionnels peuvent généralement être ignorés ;

  • comme pour toute autre ressource, vous pouvez sélectionner quelques tags pour cette action ;

  • enfin, si vous souhaitez ajouter des observateurs, cochez simplement leurs noms dans la liste qui suit, ils seront ainsi automatiquement informés de l’activité de cette action.

Échanges écrits entre les collaborateurs à propos d'une action

Les actions sont des lieux de discussion autour des problèmes rencontrés au cours de la réalisation, des suggestions ou encore des rapports d’avancement. Chaque membre du projet peut intervenir sur une action en cliquant, depuis la page de l’action, sur le lien commenter ou modifier en haut à droite. Il voit alors une boite de texte pour taper le contenu de son intervention. Il peut également ajuster quelques réglages, par exemple l’état d’avancement.

Modification des propriétés d'une action

Les propriétés d’une action peuvent être mises à jour en cliquant sur le lien commenter ou modifier en haut à droite de la page de l’action.

Autres opérations sur les actions

Vous pouvez être prévenu automatiquement des évolutions d’une action en cliquant sur le lien Suivre en haut à droite. Dans ce cas, vous recevrez directement sur votre boite email les évènements de cette action. Pour vous désabonner, cliquez à nouveau sur ce lien.

Supprimer une action n’est généralement pas souhaitable. Lorsque le travail défini dans l’action a été réalisé, vous pouvez simplement changer son statut pour clore l’action.

Voir les actions

Voir les actions dans la feuille de route

En cliquant sur la rubrique « Feuille de route », vous accédez à la feuille de route de votre projet. Pour chaque étape, les actions qui doivent être effectuées apparaissent, rayées si elles sont déjà terminées. Cette vue donne un bon aperçu des actions restantes pour passer l’étape dans les délais prévus.

Lister les actions selon vos critères

En cliquant sur la rubrique « Filtre », vous accédez à une liste des actions du projet. Parce qu’il est normal que les projets contiennent un très grand nombre d’actions, cette page est conçue pour vous aider à trouver celles que vous cherchez.

Tout d’abord, vous pouvez adapter le tri du tableau en utilisant les liens dans les en-têtes. Vous pouvez également adapter la longueur de la liste de chaque page en utilisant les liens en bas du tableau «Par page: 25, 50, 100».

Au dessus du tableau se trouve un système de construction de filtres pour réduire l’affichage précisément aux actions que vous souhaitez voir. Lorsqu’un filtre est actif, il est donc normal de ne pas voir apparaître la liste complète. Pour établir les règles de ce filtre, vous devez procéder par étapes :

  1. Choisissez un statut dans la liste proposée ;

  2. Si vous souhaitez affiner, sélectionner une restriction supplémentaire dans la liste Ajouter le filtre ;

  3. réglez la restriction supplémentaire ;

  4. recommencez tant que vous souhaitez préciser votre filtre.

Une fois votre filtre spécifié, appliquez le en cliquant sur le lien Appliquer. Vous pouvez le préciser, puis l’appliquer à nouveau.

Pour revenir à un affichage total, retirez-le en cliquant sur Effacer.

Si ce filtre correspond à un besoin régulier, vous pouvez le sauvegarder pour le retrouver lors de vos prochaines connexions. Pour cela, cliquez sur le lien Sauvegarder, et saisissez, dans le formulaire qui s’affiche, les informations de ce filtre. Dans cette page, vous pouvez choisir de le partager avec les autres membres ou de le voir apparaître dans tous les projets. Depuis l’onglet de projet Actions, les filtres disponibles sont affichés dans la colonne de droite, sous le nom de «Rapports personnalisés».

Enfin, vous pouvez supprimer un filtre en cliquant dessus dans la colonne de droite, puis en cliquant sur le lien Supprimer en haut à droite.