Gestion du planning avec AtikTeam

Le module de Planning offre un système général d’assistance pour la planification, l’ordonnancement et le suivi de la réalisation de vos projets. Pour cela, il propose une assistance automatique à la planification, un calcul automatique de l’ordonnancement et des délais, un gantt, un graphe d’exécution, et un plan de charge automatique.

Comment renseigner le Planning

Vous devez tout d’abord activer le module Planning depuis l’onglet Configuration du projet.

Rendez-vous ensuite sur ce nouvel onglet de projet. Vous serez alors invité à commencer à renseigner la structure de votre projet. Cette structure se décompose en phases, sous-phases (etc.), actions et évènements.

Les phases, sous-phases etc.

Les projets peuvent souvent être divisés en sous-projets, appelés phases, permettant ainsi de décomposer la réalisation en unités plus petites. À leurs tours, les phases peuvent être décomposées en sous-phases afin de travailler sur des unités plus petites. Sur AtikTeam, vous pouvez créer autant de niveau de phases et de sous-phases que votre projet nécessite.

Les phases n’ont pas de signification d’un point de vue opérationnel, elles servent avant tout à décomposer les sous-parties d’un projet. C'est pourquoi les phases ne doivent pas rester vides, mais être ensuite remplies avec des actions ou des évènements.

Les actions

L’action représente l’unité de travail, et a donc un sens opérationnel avant tout. C'est pourquoi une action planifiée doit être dotée d’un responsable, qui assurera que la réalisation se fait dans les délais, ainsi que d’une durée et d’une charge.

  • la durée précise le nombre de jours accordés au responsable pour terminer l’action, pas nécessairement à plein temps ;

  • la charge précise le volume d’occupation, à plein temps, du responsable pour cette action.

On comprend donc que si durée = charge alors il est prévu que le collaborateur travaillera à plein temps sur l’action pendant toute sa durée. En revance, si durée = 2 * charge, le collaborateur pourra travailler à mi-temps (en moyenne) sur cette action pendant la durée prévue.

Cette distinction durée / charge vous permet de prévoir la réalisation de plusieurs actions en parallèle par un collaborateur.

Généralement, il est souhaitable de faire connaître la création de l’action à son responsable par email, et éventuellement à ses collaborateurs. Pour cela il suffit à l’auteur d’utiliser la boite de commentaire et diffusion située en bas de l’action.

Les évènements

Les évènements sont de simples éléments de planning définis par leur premier jour et leur dernier jour. Il n’y a donc pas de responsable pour les évènements.

Construire la structure d'un projet

La structure d’un projet ressemble à un arbre, ou encore à la structure de dossiers informatiques, où les phases correspondraient aux dossiers. Pour construire votre projet, vous pouvez donc commencer par créer des phases (si besoin), puis y insérer d’autres phases, des actions, ou des évènements. Il est important que les phases ne restent pas vides, elle doivent toujours contenir autre chose.

L'ordonnancement

L’ordonnancement détermine dans quel ordre et à quelles dates devront être réalisées les phases et les actions.

Principe de l'ordonnancement manuel

Les logiciels basiques de gestion de projets demandent que cette information soit saisie manuellement pour chaque élément du planning. Par conséquent, la gestion des imprévus tels que les retards, bloquages, glissements, vacances etc. doivent être intégralement gérés à la main sur de tels logiciels.

Ordonnancement automatique

Pour vous éviter ce travail, AtikTeam propose de calculer l’ordonnancement automatiquement en fonction des informations élémentaires que vous lui donnez. Ces informations sont les suivantes :

  • pour chaque action ou chaque phase, vous pouvez choisir une liste de dépendances. Il s’agit d’autres activités du planning, constituant des prérequis qui doivent être terminés pour pouvoir commencer l’action ou la phase suivante ;

  • les collaborateurs doivent renseigner leurs éventuelles indisponibilités (vacances, déplacements …) afin que le moteur de calcul les intègre dans la planification.

Vous pouvez donc construire un planning complet sans avoir à y renseigner une seule date (en dehors de la date de lancement du projet, voir plus bas). En effet, les interdépendances entre les phases et les actions, ainsi que les vacances des collaborateurs, suffiront au moteur de calcul pour établir un planning de réalisation optimal et répondant à toutes les contraintes de votre projet.

La seule date obligatoire est la date de lancement du projet, elle s’affiche dans la colonne de droite de la vue structure et peut être modifiée à tout moment.

Recours exceptionnel à l'ordonnancement manuel

Il y a peut-être des situations pour lesquelles vous souhaitez choisir manuellement la date de début de votre phase ou de votre action, plutôt que de laisser AtikTeam la déduire automatiquement. Dans ce cas-là, vous pouvez utiliser un champ spécial qui vous permet de choisir à partir de quel jour l’activité doit commencer. Attention, vous passez alors cette activité en mode manuel, et ses dates ne seront donc pas mises à jour automatiquement par la suite.

Saisie des vacances

Depuis la vue structure, cliquez sur le bouton « Jours non travaillés » à droite pour saisir les vacances de votre organisation, de votre projet, ou vos propres vacances. Elles seront utilisées pour le calcul automatique de l’ordonnancement.

Comment obtenir de l'information

Plannifier

La structure de votre projet et son ordonnancement automatique vous permettent donc de décomposer, attribuer et inter-lier les activités de votre projets pour aboutir à un planning réaliste et optimal.

Communiquer

Les collaborateurs peuvent changer directement en ligne les propriétés des activités pour refléter un imprévu, demander de l’aide ou relayer une information. Les évolutions et discussions restent attachés auprès de l’activité, et seront relayés par courriel aux intéressés si besoin.

Suivre la réalisation

Un gantt, un calendrier et un graphe d’exécution sont calculés automatiquement à partir de votre planning, vous pouvez les consulter pour mieux comprendre les détails de votre projet, et pour en suivre la réalisation. Au fur et à mesure de l’avancement, les collaborateurs devront mettre à jour leurs responsabilités pour indiquer le taux d’accomplissement, afin que le gantt dynamique les reflète.

Plan de charge

Un plan de charge agrégé, détaillé par collaborateur, vous permet de connaître en un unique coup d’œil l’occupation des collaborateurs. Le taux de charge est donné en pourcentage, 100% signifiant une charge optimale.